【完全マニュアル】スムーズな退職理由と引き継ぎを行うポイントとは？
退職を考えているけれど、本当の退職理由は言いにくい、引き継ぎって何をどこまですれば良いの？と悩まれる方は非常に多いです。
スムーズな退職理由と引き継ぎを行うポイントさえ押さえておけば安心です。
この記事では上司への退職理由の伝え方、退職をすることを決めてからの引き継ぎ、退職日に行うことまでの一連の流れを解説していきます。
退職をするにあたって不安を感じている方はぜひ見ていってください。
上司に退職する旨を伝える
まずは上司に退職する旨を伝える必要があります。
その際に以下の3つの点を意識してください。
①退職する理由を説明できるようにしておく
②退職日の1~3ヶ月後に退職したい旨を上司へ伝える
③退職日を決定する
①退職する理由を説明できるようにしておく
上司と話す機会を設けることができたら、退職する理由をうまく説明できるようにしておきましょう。
なぜ退職するのかという話題は間違いなく上がるでしょう。
この時になんとなくなどと曖昧な回答をしてしまうと引き止められてしまい、結局ズルズルと退職日が伸びてしまうことになるので注意してください。
◆スムーズな退職理由とは？
①家庭の事情 親の介護、家業を引き継ぐ、親類の家業を引き継ぐ
②本人の病気 心の病、うつ病、持病
③転職 違う分野の職業に就きたい
①から③の理由の場合には、何度も考え家族または親にも相談し決めましたとつたえると同時に、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちをつたえましょう。
◆あえて伝えないほうがいい本音
本当の退職理由が、会社への不満、上司との人間関係あるいは、まわりのスタッフの人間関係だったりしても、伝えるのは控えましょう。退職する気持ちが固まっているならなおさらです。
これらの理由を言ってしますと、部署異動するからと引き留められたり、そもそも会社にいずらくなったりします。
②退職日の1~3ヶ月後に退職したい旨を上司へ伝える
会社の就業規則によっても異なるのですが、基本的に退職希望日の1~3ヶ月前までに退職する旨を伝えるようにしましょう。
もしあなたが1週間後に退職させてくださいと言ったところで引き継ぎなどの問題から実際にはなかなか退職できないことが多いです。
このときに退職理由を伝え、希望の退職日を前提とした退職届を提出しましょう。
③退職日を決定する
上司から退職の承諾をもらえたら次に退職日を決定しましょう。
退職日は有休消化や引き継ぎにかかる日数などを考慮して決めることが一般的です。
まずは自分が希望する退職日を伝え、現実的にその日に退職が可能なのか上司の意見を仰ぎましょう。
退職の引き継ぎを行う際にすべきこと
退職が決まったら引き継ぎを行わなければなりません。
退職時の引き継ぎは法律上義務になっているわけではありませんが、今までお世話になった会社ですからしっかりと行いましょう。
退職の引き継ぎを行う際にすべきことは4つあります。
① 引き継ぐ必要がある作業を確認する
② 相談の上、後任者を決める
③ 業務マニュアルを作成する
④ 後任者と一緒に挨拶回り
①引き継ぐ必要がある作業を確認する
まずは普段あなたがしている仕事の中から引き継ぐ必要がある作業を確認してください。
あなたしか知らない情報があると退社後に残された人たちが困ってしまいます。
例えば取引先や顧客の連絡先、システムの取り扱い方法などが挙げられます。
自分がいなくなっても仕事が回るようにするにはどうすれば良いのか考えてみましょう。
②相談の上、後任者を決める
あなたの仕事を引き継ぐ後任者を決めます。
後任者はあなたと一緒に作業をしていたり、普段から近くにいた人間が適任とされています。
その方が引き継ぎを少なく済ませることができるからです。
場合によっては部署異動してくることもありますから、上司やチームがある場合には相談して決めると良いでしょう。
③業務マニュアルを作成する
口頭で引き継ぎを行うだけでなく業務マニュアルを作成しておきましょう。
万が一、引き継ぎミスがあった際に迅速に解決することができるようになります。
業務内容や取引先の担当者名、またよく起こるトラブルの対処法や注意点などをわかりやすくまとめましょう。
④後任者と一緒に挨拶回り
あなたが今まで担当していた取引先に後任者と共に挨拶をしに行ってください。
挨拶を行わず急に後任者が取引先を訪れると取引先も困ってしまいますし、会社の信頼を失ってしまうことにも繋がりかねません。
スケジュールの都合上どうしても足を運ぶことが難しい場合にはメールで挨拶を行いましょう。
退職の引き継ぎを行う際の注意点
退職の引き継ぎを行う際に気をつけるべき注意点が2つあります。
①引き継ぎを行ってから有休消化する
②後任者がいない時も引き継ぎは必要
①引き継ぎを行ってから有休消化する
退職時に有休休暇が多く残っている場合でも引き継ぎを行ってから有休消化してください。
引き継ぎを行わずに有休休暇に入り、そのまま退職されてしまうと円満退社とはならないでしょう。
有休休暇は勤務年数に応じて増えていき最大で40日間分保有することができます。
自分がどれだけの有休休暇を保有しているのか確認し、退職日及び引き継ぎにかける日数を計算しましょう。
②後任者がいない時も引き継ぎは必要
後任者が不在の場合も引き継ぎは行っておきましょう。
具体的には業務マニュアルの作成、必要最低限の事項だけ上司やチームに情報を共有するだけで大丈夫です。
もし何か上司から引き継ぎに関して頼まれたことがあればそれを実行しましょう。
退職日に行うこと
引き継ぎが終了するといよいよ退職日です。
退職日に行うことは4つあります。
①会社の所有物を返却する
②会社から必要書類を受けとる
③お世話になった人への挨拶
④不要な資料や名刺の破棄
①会社の所有物を返却する
退職する際には会社の所有物を返却する必要があります。
代表的な返却物としては以下のようなものが挙げられます。
・社員証
・作業着・ユニホーム
・会社のパソコン、スマートフォン
・業務資料
・健康保険被保険者証
上記のほか会社からのアナウンスにしたがい返却物を確認しましょう。
これらの返却物を退社した以降も持っている場合には連絡が来ることがあります。
②会社から必要書類を受け取る
退社時には会社の所有物を返却するだけでなく、逆に会社側からいくつかの書類を受け取ることになります。
失業手当の受給や転職の際に必要となる書類もあるためどのような書類を受け取ることになるのかチェックしておきましょう。
会社から受け取る主な書類は以下のとおりです。
・離職票
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・健康保険被保険者資格喪失確認通知書
③お世話になった人への挨拶
取引先の担当者には引き継ぎの際に挨拶を行いますので、退職日には社内でお世話になった方に挨拶を行いましょう。
退社するからといっても今後の人生どこかで縁があるかもしれません。
ただし、社員には通常の業務があるためスキマ時間や休憩時間を利用してください。
どうしても時間が取れなさそうという場合にはメールだけでも入れておきましょう。
④不要な資料や名刺の廃棄
業務に使用した不要な資料や自分の名刺は破棄しましょう。
退社後も会社の資料を家に置いておいた末に盗まれでもしたら、例え円満退社だとしても損害賠償請求を受ける可能性があります。
そのようなトラブルに巻き込まれないためにも、持っておく必要のない資料や名刺は退社時に削除するようにしてください。
まとめ
退職をすることを決めてから、退職理由の伝え方、引き継ぎ、退職日に行うことまでの一連の流れを解説していきました。
この流れを把握して実行することでスムーズに退職まで進めることができます。
退職時の引き継ぎは今までお世話になった会社への恩返しだと思ってできるかぎり取り組んでください。
トラブルなく円満退社することで次の職場でも気持ち良く仕事に取り組めるでしょう。
